Arkivplan - Odda kommune

Arkivplan - Odda kommune

Formål med arkivplanen

Arkivplanen har som formål å vere eit styringsverktøy og redskap for sikring av ein forsvarleg arkivteneste i tråd med gjeldande lover og forskrifter. I tillegg skal arkivplanen vere eit hjelpemiddel for heile organisasjonen for å sikre ein rask og korrekt saksbehandling og ein effektiv service. Arkivplanen vil vere ein oppdatert og lett tilgjengeleg informasjonsdatabase for saksbehandling og offentleg innsyn.

Heimselsgrunnlag

Arkivplanen gjev bindande retningsliner for behandling av all informasjon og dokumentasjon i kommunen. Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for retningslinene.

Arkivplanen skal sikre at Odda kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlova § 6:

Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Oppdatering av arkivplanen

Oppdatering av arkivplanen skal skje når:

  • ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
  • det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
  • ei kommunal eining tar i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
  • kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
  • det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
  • det blir gjort vesentlege endringar i kommunens delegasjonsreglement
  • kommunale oppgåver blir overført til verksemder utanfor kommunen

Arkivansvarleg avgjer om det er behov for oppdatering av arkivplanen når

  • det bli tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
  • det bli tatt i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon

Arkivansvarleg skal ha melding om alle endringar med moglege følgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk og har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.

Rådmannen har arkivansvaret:

I kommunen er det rådmannen som har arkivansvaret. Som rådmann i Odda kommune oppmodar eg alle medarbeidarar om å setja seg godt inn i og følgja retningslinene i arkivplanen.

Odda kommune 

rådmann