Utskriftsvennlig versjon

Ansvar og fullmakter

Overordna arkivansvar

Kommunen har etter § 6 i arkivlova arkivplikt.
Rådmann har i følgje kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg saksbehandling. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.
Rådmann har delegert fagansvar for arkivtenesta i kommunen til arkivleiar. Arkivleiar har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er fagleg overordna arkivpersonalet. Arkivleiar rapporterer til næraste leiar.

Leiaren for administrative einingar i kommunen som fungerer som eigne arkivskaparar, har det løpande ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar. Dette ansvaret kan delegerast vidare til eigne arkivansvarlege.

Arkivleiar sine oppgåver
Arkivleiar skal gi rettleiing og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivleiar har rett og plikt til:
1. Å rapportere til administrasjonssjefen om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
2. Å uttale seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen.
3. Å utarbeide verksemdsplanar for arkivtenesta
4. Å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen
5. Å føre kontroll med at dei aktive arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra
6. Å ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen
7. Å bli tatt med på råd når kommunen skal velje edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skrivereiskap.
8. Å vere kontaktperson med Interkommunalt arkiv i Hordaland IKAH

Arkivleiar skal elles leggje vekt på desse oppgåvene:
1. Å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv
2. Å gi fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse
3. Å gi nytilsette nødvendig opplæring

Arkivtenesta sine oppgåver

Arkivtenesta er organisert som ei sentralisert arkivteneste. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgåver er knytt til arkivtenesta. Arkivleiar er fagleg leiar for arkivtenesta og fagleg overordna for arkivpersonalet i alle kommunale einingar.
Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikre dokumentasjonen av verksemda i kommunen. Arkivtenesta skal arbeide etter denne målsetjinga:
Arkivtenesta registrerer inngåande brev og andre førespurnadar utanfrå. 
Arkivtenesta sikrar at arkivet dokumenterer opphavet til ei sak (inngåande skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, osb) og resultatet av behandlinga (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfølging).
Arkivtenesta sørgjer for systematikk og samanheng i arkiva, slik at dei kan fungere som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.
Arkivtenesta tar vare på dokumentasjon av elektroniske arkivsystem.

Arkivdepotet sine oppgåver

Kommunen er etter § 18 i arkivforskrifta forplikta til å opprette eige arkivdepot eller delta i eit interkommunalt depotsamarbeid.

IKA Hordaland sine oppgåver

Kommunen er tilslutta Interkommunalt arkiv i Hordaland IKAH og har delegert følgjande oppgåver til institusjonen:
1. Ordning og katalogisering av kommunen sine eldre arkiv fram til kommunesamanslåingane i 1963-65
2. Utvikling av rutinar for å bevare elektroniske arkiv som autentisk dokumentasjon
3. Mottak av avslutta elektroniske arkiv i samsvar med særskilt avtale
4. Arkivfagleg opplæring av tilsette i kommunen
5. Mottak av personregister som har gått ut av aktiv bruk
6. Utarbeiding av lokalt regelverk der dette må gjerast i følgje forskrifter til arkivlova
7. Rettleiing i arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen etter gjeldande regelverk

Tenesteleiar sitt ansvar:

Leiar har ansvar å sjekke  om det er saker som må handsamast i WebSak/innboks til sakshandsamar dei har leiaransvar for ved permisjon, ferie eller er fråvær grunna sjukdom. 
Nytt gjerne funksjonen "stedfortreder" i Fokus. 

Restansar
Leiar må følgje opp restansar til sine ansatte. Viser til eigen rutine for sakshandsamarar.

Når nokon sluttar
Det er leiar sitt ansvar i lag med den som sluttar å gå igjennom eventuelle uavslutta saker og restansar. Arkivet må få melding om kva saker som skal avsluttast og kva saker som evnt. skal flyttast over til ny person.

Systemansvarleg for Websak skal ha melding når ein person sluttar, slik at autorisasjon vert avslutta. 

Laster...