Arkivplanen skal nyttast som eit arbeidsreiskap av alle tilsette i Odda kommune. Målet er at alle som handterer dokument som vert til som ledd i den verksemda kommunen driv, skal finna informasjon om kva retningslinjer som må følgjast og kva løysingar kommunen har på arkivområdet.

Arkivleiar skal ha melding om endringar i kommunen med moglege følgjer for arkivet i god tid før dei vert sett i verk. Arkivet har rett til å uttale seg om dei følgjene endringa kan få for arkivet.

Alle brukarar har ansvar for å gje tilbakemelding på den informasjon som er i arkivplanen. Om registrerte opplysningar ikkje er korrekte eller endringar er gjort, skal arkivleiar kontaktast.

Arkivplanen skal oppdaterast jamnleg og informasjon om endringar vil verta publisert på kommunens intranett.

Arkivleiar har ansvar med å sjå til at tenestestadene følgjer rutinene i arkivplanen.