Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Organisering av arkivtenesta

Odda kommune har felles postmottak for alle verksemder, med unntak av verksemdene i Røldal og Skare. Postmottaket vert administrert av arkivtenesta.

Arkivtenesta journalfører i felles sak-/arkivsystem. Alle verksemdene nyttar felles
sak-/arkivsystem til si administrative sakshandsaming og dei er knytt opp mot same journaleining og har felles kopibok.
Alle arkivdelar er papirbaserte. Saksarkivet er organisert etter K-kodar, medan objektseriane nyttar ulike objektkodar.

Alle som sakshandsamar på vegne av Odda kommune pliktar å arkivera all dokumentsjon som er arkivpliktig i felles sak-/arkivsystem.

Fagsystem for skular og barnehagar har elektronisk import av arkiverdig dokumentasjon til kommunen sitt felles sak-/arkivsystem i eigne arkivdelar.

Skulane og tekniske tenester har sine objektseriar i eigne lokale, og verksemdene administrerer fysiske arkiv sjølve.

Verksemdene har i stor grad eigne fagsystem/-arkiv. Verksemdsleiar/sektorleiar er ansvarleg for fagsystema.

Rutiner som gjeld for sakshandsaming og arkivering er publisert i kommunens interne kontrollsystem og arkivplan.

Arkivseriar i felles sak-/arkivsystem – sjå menypunkt «Arkivserie/arkivdel» i kommunens arkivplan.

Følgjande verksemder er arkivskaparar og skal byggje opp og vedlikehalde arkivseriar i kommunen;

Administrasjon – leiing/stab/støtte

  • Rådmann
  • Økonomi
  • IKT
  • Personal
  • Arkiv
  • Politisk

Oppvekst

  • Odda barneskole - import til felles sak-/arkivsystem fra fagsystem
  • Odda ungdomsskole - import til felles sak-/arkivsystem fra fagsystem
  • Tyssedal barneskole - import til felles sak-/arkivsystem fra fagsystem
  • Skare barneskule - import til felles sak-/arkivsystem fra fagsystem
  • Røldal skule - import til felles sak-/arkivsystem fra fagsystem
  • Barnehagane - import til felles sak-/arkivsystem fra fagsystem (Røldal, Skare, Rabben, Eidesåsen, Hestavoll, Eitrheim og Tyssedal)
  • PPT
  • Logoped
  • Voksenopplæringa
  • Kulturskulen
  • Bibliotek
  • Kino

Eigedom / Tekniske tenester

  • Bygg og eigedom (eigedomsforvalting, folkebad)
  • Samfunnsutvikling (byggjesak, oppmåling, arealplan, landbruk, næring, kulturminnevern)
  • VAR-tenesta
  • Brann og redning

Helsetenester

  • Odda legesenter
  • Bygdarbøen legesenter (slått saman med Odda legesenter frå august 2018)
  • Røldal legesenter
  • Odda helsestasjon
  • Fysio- og ergoterapi
  • Miljøretta helsevern
  • Folkehelse
  • Rus og psykisk helse

Pleie- og omsorg

  • Heimebaserte tjenester
  • Bokko sjukeheim
  • Odda sjukeheim
  • Eide omsorgssenter
  • Røldal pleie- og omsorg
  • Eidesbrotet bofellesskap
  • Avlastningsbolig

Hardanger Barnevern (interkommunal teneste)

NAV Odda (sosialtenesta / flyktningtenesta)

Alle arkivskapere skal vedlikeholde arkivene i samsvar med lover og forskrifter samt reglene i arkivplan.

Laster...