Organisering av arkivtenesta
Odda kommune har felles postmottak for alle verksemder, med unntak av verksemdene i Røldal og Skare. Postmottaket vert administrert av arkivtenesta.
Arkivtenesta journalfører i felles sak-/arkivsystem. Alle verksemdene nyttar felles
sak-/arkivsystem til si administrative sakshandsaming og dei er knytt opp mot same journaleining og har felles kopibok.
Alle arkivdelar er papirbaserte. Saksarkivet er organisert etter K-kodar, medan objektseriane nyttar ulike objektkodar.
Alle som sakshandsamar på vegne av Odda kommune pliktar å arkivera all dokumentsjon som er arkivpliktig i felles sak-/arkivsystem.
Fagsystem for skular og barnehagar har elektronisk import av arkiverdig dokumentasjon til kommunen sitt felles sak-/arkivsystem i eigne arkivdelar.
Skulane og tekniske tenester har sine objektseriar i eigne lokale, og verksemdene administrerer fysiske arkiv sjølve.
Verksemdene har i stor grad eigne fagsystem/-arkiv. Verksemdsleiar/sektorleiar er ansvarleg for fagsystema.
Rutiner som gjeld for sakshandsaming og arkivering er publisert i kommunens interne kontrollsystem og arkivplan.
Arkivseriar i felles sak-/arkivsystem – sjå menypunkt «Arkivserie/arkivdel» i kommunens arkivplan.
Følgjande verksemder er arkivskaparar og skal byggje opp og vedlikehalde arkivseriar i kommunen;
Administrasjon – leiing/stab/støtte
- Rådmann
- Økonomi
- IKT
- Personal
- Arkiv
- Politisk
Oppvekst
- Odda barneskole - import til felles sak-/arkivsystem fra fagsystem
- Odda ungdomsskole - import til felles sak-/arkivsystem fra fagsystem
- Tyssedal barneskole - import til felles sak-/arkivsystem fra fagsystem
- Skare barneskule - import til felles sak-/arkivsystem fra fagsystem
- Røldal skule - import til felles sak-/arkivsystem fra fagsystem
- Barnehagane - import til felles sak-/arkivsystem fra fagsystem (Røldal, Skare, Rabben, Eidesåsen, Hestavoll, Eitrheim og Tyssedal)
- PPT
- Logoped
- Voksenopplæringa
- Kulturskulen
- Bibliotek
- Kino
Eigedom / Tekniske tenester
- Bygg og eigedom (eigedomsforvalting, folkebad)
- Samfunnsutvikling (byggjesak, oppmåling, arealplan, landbruk, næring, kulturminnevern)
- VAR-tenesta
- Brann og redning
Helsetenester
- Odda legesenter
- Bygdarbøen legesenter (slått saman med Odda legesenter frå august 2018)
- Røldal legesenter
- Odda helsestasjon
- Fysio- og ergoterapi
- Miljøretta helsevern
- Folkehelse
- Rus og psykisk helse
Pleie- og omsorg
- Heimebaserte tjenester
- Bokko sjukeheim
- Odda sjukeheim
- Eide omsorgssenter
- Røldal pleie- og omsorg
- Eidesbrotet bofellesskap
- Avlastningsbolig
Hardanger Barnevern (interkommunal teneste)
NAV Odda (sosialtenesta / flyktningtenesta)
Alle arkivskapere skal vedlikeholde arkivene i samsvar med lover og forskrifter samt reglene i arkivplan.
