Overordna arkivansvar

Kommunen har etter § 6 i arkivlova arkivplikt.

Rådmann har i følgje kommunelova og arkivlova ansvar for kommunen sine arkiv og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg sakshandsaming.
Administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.

Jfr. kommunen sitt delegasjonsreglement er arkivansvar delegert til rådmann. Dette er ikkje subdelegert vidare.

Verksemdsleiar for arkiv og personal har ansvar for arkivtenesta, men arkivleiar har fagansvar for kommunens felles sakarkiv og rapporterer til næraste leiar.

Verksemdsleiar for administrative verksemder som fungerer som eigne arkivskaparar med eigne fagsystem, har ansvar for arkivarbeidet i eigne verksemder/fagsystem.

Kjøp og implementering av fagsystem vert utført i samarbeid/prosjekt mellom aktuell verksemd/sektor og IKT. Intensjonen er at arkivtenesta skal rådførast i slike prosessar, men det er ikkje etablert praksis.

Implementering av felles kontorstøttesystem vert vedtatt av rådmann.

Arkivleiar/fagleiar sine oppgåver
Arkivleiar skal gi rettleiing og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivleiar har rett og plikt til:
- rapportere til leiar om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
- utarbeide verksemdsplanar for arkivtenesta
- føre kontroll med at dei sentrale aktive arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart
- ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen
- vere kontaktperson med Interkommunalt arkiv i Hordaland IKAH

Arkivleiar/fagleiar skal elles leggje vekt på desse oppgåvene
- halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv
- gi fagleg rettleiing til arkivpersonalet
- gi tilsette nødvendig opplæring

Arkivtenesta sine oppgåver
Arkivtenesta er organisert som ei sentralisert arkivteneste for kommunens sak-/arkivsystem. 
Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgåver er knytt til den felles arkivtenesta med unntakt av nokre objektseriar der fysisk arkiv er i eigne einingar, 

der nokre oppgåver vert utført av eigne ressursar. Arkivleiar er fagleg leiar for arkivtenesta og fagleg overordna arkivpersonalet i alle kommunale einingar i høve felles sak-/arkivsystem.
Hovudoppgåve er å kvalitetssikre dokumentasjonen av verksemda i kommunen.

Arkivtenesta skal arbeide etter denne målsetjinga:
- registrere arkivverdig inngåande dokument mottatt frå ulike kanalar
- sikra at arkivet dokumenterer opphavet til ei sak (inngåande skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, osb) og resultatet av behandlinga
   (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfølging).
- bidra til systematikk og samanheng i arkiva, slik at dei kan fungere som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.
- gje veiledning/opplæring av sakshandsamarar i felles sak-/arkivsystem.

Verksemdene sine oppgåver:
Verksemdene sine oppgåver knytt til eigne fagsystem gjeld tilsvarande som arkivtenesta har i forhold til felles saksarkiv. Viser til verksemdene sine rutiner for fagsystema.

Arkivdepotet sine oppgåver
Kommunen er etter § 18 i arkivforskrifta forplikta til å opprette eige arkivdepot eller delta i eit interkommunalt depotsamarbeid. Odda kommunen er tilslutta Interkommunalt arkiv i Hordaland og har p.t. depotavtale for personregister og elektronisk arkiv.

IKA Hordaland sine oppgåver
Kommunen er tilslutta Interkommunalt arkiv i Hordaland IKAH og har delegert følgjande oppgåver til institusjonen:
- Ordning og katalogisering av Odda og Røldal kommunar sine eldre arkiv fram til 1964
- Ordning og katalogisering av kommunen sine arkiv for perioden 1964 – 1988 (avlevert til IKAH i 2014)
- Depot for avslutta elektroniske arkiv i samsvar med særskilt avtale
- Depot av personregister som har gått ut av aktiv bruk
- Utvikling av rutinar for å bevare elektroniske arkiv som autentisk dokumentasjon
- Arkivfagleg opplæring av tilsette i kommunen
- Utarbeiding av lokalt regelverk der dette må gjerast i følgje forskrifter til arkivlova
- Rettleiing i arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen etter gjeldande regelverk

Verksemdsleiar sitt ansvar
Verksemdsleiar for administrative einingar som fungerer som eigne arkivskaparar i eigne fagsystem har ansvar for arkivarbeidet i eigne verksemder/fagsystem. 

Verksemdsleiarane har ansvar for at saker lagt til sakshansamarar knytt til eigen teneste vert handsama i felles saksystem innan gjeldande fristar. Tilsvarande gjeld sakshandsaming i eigne fagsystem.

Leiar må følgje opp restansar til sine ansatte. Dette gjeld og ved fråvær. Viser til eigen rutine for sakshandsamarar i felles saksystem.